宋律师，张家港知名律师,现执业于***律师事务所，法律功底扎实，执业经验丰富，秉承着“专心、专注、专业”的理念，承办每一项法律事务、每一个案件。所办理的案件胜诉高，获得当事人的高度肯定。在工作中一直坚持恪守诚信、维护正义的信念，全心全意为客户提供优质高效的法律服务。

　　

业主档案管理标准作业规程

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

三、职责

１、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

２、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

１、业主档案内容

经业主签署后的。

经业主签署后的。

、相关图纸及装修施工队资料。

及处理结果资料。

业主的有关证件复印件。

其他应保存的资料。

２、档案盒的制作

根据档案盒的规格准备相应的档案标贴纸。

在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由 组织机构、名称组成，如：

×××－×·×－S·W－业主档案：表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

３、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。

４、按档案盒内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

５、业主档案的跟踪：

当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中：

a、 通讯电话联络方式发生变化时；

b、 业主发生更替时。

业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

６、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

７、业主档案应永久保存。

８、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

９、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

六、相关支持文件

17万元物业费该不该缴？

　　日前，椒江阳光国际公寓经营房的多名业主向记者反映，他们与小区物业因物业费问题关系紧张。物业公司还因此召集了一群人在他们店门口贴律师函，拉横幅，影响他们的正常经营。

　　;我们不是不缴，而是物业费虽然贵，但公共绿化、车辆停放、公共部分清洁卫生等服务，我们一样也没享受到，而且还有3个月物业重复收费的问题。;业主们说。

　　业主称，经营房物业费比住宅的贵，却基本没享受到服务

　　2010年6月份，浙江汇宝广告有限公司的叶女士买下阳光国际公寓3间两层的经营房，共 778.6平方米，并把广告公司迁到此处。;原先物业费是按每平方米1.1元收，一年是1万元左右。;叶女士说，到2013年4月份，绿城物业服务集团有限公司台州分公司进驻后，物业费一下子变为每平方米2.2元，足足翻了一倍。;我不清楚这是否有公示，就算有，我们也不太可能会到小区里去看，物业费提高了，我们却没收到通知。;

　　叶女士说，作为一家广告公司，平时生活垃圾基本没有，有的多为一些废纸，通常用灯箱布制作的袋子装好，放在公司门口。先前的物业公司都会将这些垃圾处理掉，但自从绿城物业进驻后，就说他们只处理生活垃圾，废纸不属于他们服务范围。为此，叶女士每月花600元，请人处理垃圾。

　　;此外，我们的物业费是缴到2013年6月底的，而物业却让我们从2013年4月份开始缴，这是不是重复收费;叶女士说。

　　据了解，阳光国际公寓的经营房共37户，有超市、五金店、网吧、电脑公司等，与叶女士所述状况相同的业主还有不少。一名业主称，他的经营房常常漏水，不少电脑遭殃，为此，他多次找过物业，但对方一直置之不理。直到现在，房子还是漏水的。

　　双方矛盾升级

　　多数业主认为，根据业委会与物业公司签订的合同，绿城物业应该提供公共绿化、车辆停放、安全防范、装修管理、物业共用部位维修和保养管理、物业共用设施维修等服务。可对于经营房来说，基本上不会产生什么生活垃圾，也享受不到公共绿化、电梯等服务，连车辆也不能开到小区里停放。

　　;住宅物业费是1.8元每平方米，经营房的物业费却要2.2元每平方米，但享受到的服务基本没有，这不合理。;众多业主对此表示不满，因此，就一直拖欠着物业费没缴。;我们希望，2013年4月到6月的物业费应免掉，因为已经缴过，其次，鉴于绿城物业的服务质量，应降低收费标准。;

　　因为这个问题，绿城物业与业主之间的矛盾不断。多名业主告诉记者，这些天，绿城物业到每户经营房张贴律师函，不是贴一份，而是很多份，此外，还叫人在店门口拉横幅，上写;业主不付钱，我们没饭吃;。后来，他们还召集了几十号人到店门口，到最后业主们只能报警处理。

　　12月26日，记者来到阳光国际公寓，看到经营房的外墙上还贴着不少律师函，律师函上写着;请收函后五个工作日内付清所拖欠的物业费。如逾期，将通过法律途径予以解决;。

　　;既然是律师函，送到我们这里就好了，没必要在门上张贴。我们撕了之后，绿城物业就搬来梯子，贴到很高的地方，我都不知他们送律师函的目的是什么。;业主叶女士说。

　　双方分歧较大，现场协商失败

　　当天上午，经营房的业主们与绿城物业约好在汇宝广告有限公司的会议室协商。协调现场，绿城物业的陈经理告诉记者，经营房业主们拖欠17万元左右的物业费，现在他们都没法发工资了。

　　绿城物业的律师表示，经营房与住宅房本身就不同，这决定了服务会有所差别，例如公共绿化。;房子漏水应该去找开发商，而不是物业公司。;而为什么收取2.2元每平方米，合同里都有明确规定。

　　对此，业主们不认同。;房子交付后，如出现漏水，哪个小区的业主不是先找物业的;

　　针对垃圾的处理问题，绿城物业的陈经理认为，垃圾分多种，并不是所有垃圾都是物业处理，物业只处理生活垃圾。在绿城物业提供的与业委会签订的服务合同上，记者看到，物业服务费主要用于清洁卫生、绿化养护、秩序维护等，垃圾处理上，特别列出了;建筑装潢垃圾清运费;为3元每平方米。

　　对此，经营房的业主们表示，他们产生的均非建筑装潢垃圾，物业应该给予清运。

　　由于双方存在较大分歧，最后协商失败，绿城物业表示，将通过法律途径解决此事。

　　律师说法

　　律师 卢俊

　　在本事件当中，物业企业的行为有欠妥当。正常维权可以，但是以影响他人正常生产经营秩序的方式来;维权;则是侵权。

　　本事件所涉的问题较为复杂，主要有以下几点：

　　1.原物业企业退出后，预缴的;物业费;怎么办

　　依据的规定，物业企业退出的，要符合一定条件，并且需要与新接手的物业企业办好交接手续。对于预缴的物业费，该办法也做了明确的规定，原物业企业应当退还业主剩余的物业费或将物业费转交新物业企业。由此规定可以看出，原物业企业退出，新的物业企业入驻并不等于业主预缴的物业费化为泡影。同时依据该第11、12、13条规定，新物业企业与原物业企业办理交接手续，是新物业企业的权利，也是其义务，依据第13条的规定，如果原物业企业不予配合，新物业企业应通过司法途径解决。故可以看出，如原物业企业不办理交接手续，那么通过司法途径解决的，应当是新物业企业的权利。从该规定看，物业费的交割是交接手续之一，故在本事件当中，新物业企业要求业主缴纳已经缴纳的物业费有欠妥当。个人认为，新物业企业应当要求原物业企业办理交接手续，移交剩余的物业费。

　　2.依据业主与物业企业签订的物业服务合同的约定来看，营业房的垃圾物业企业管不管

　　新物业企业应当管，依据双方签订的合同第3章服务费用，第6条第2款;二期小区交付后，整个小区实行统一管理，物业服务费由业主按其拥有物业的建筑面积缴纳，具体标准如下：……营业房2.2元/平方米每月……;第4款第3项目：;物业管理区域清洁卫生费用;，双方签订的合同内容较为明确，既然约定明确，那么新物业服务企业就应当按照合同约定的服务标准提供物业服务。

　　本事件当中的营业房，是物业管理区域范围内的物业，故依据合同的约定，理应享受符合合同约定标准的清洁卫生服务。如果物业企业认为;营业房;不在物业管理区域，那么本事件就简单了，既然营业房都不在物业管理区域内，那还缴什么物业费

　　总的来说，既然营业房属于物业管理范围内的物业，那么物业服务合同约定的服务标准，都应全部适用于营业房，故营业房的业主有权要求物业提供公用设施维护、区域秩序维护等服务。

　　3.如果记者所了解的情况和业主反映的情况属实，那么新物业企业如此;维权;是否妥当

　　个人认为，律师函贴满墙壁，拉横幅影响业主正常经营的维权，不是正常的维权手段。

　　律师函的作用是什么贴满墙壁可不可以依据的规定，;门面墙壁;是业主的物业组成部分，如果随意张贴纸张或喷涂污损的话，是对物业所有人和使用人的一种侵权行为，依据的规定，物业所有人或使用人有权利要求侵权人恢复原状并主张索赔。此外，影响业主正常经营活动的所谓;维权;，也在一定程度是侵害业主合法权利的侵权行为。故新物业企业的;维权;有欠妥当，有违法之嫌。

　　最后建议新物业企业通过法律手段;维权;，我国毕竟是一个法治国家，有健全的法律法规，如果企业与业主之间发生纠纷，业主或者企业完全可以通过调解的方式解决，如果调解不成，也完全可以通过司法途径解决。